Waarom veel MKB’ers onbewust rendement laten liggen op hun bedrijfssoftware
Veel bedrijven werken dagelijks met bedrijfssoftware die eigenlijk niet voor hen gemaakt is. Dit varieert tussen om een wirwar aan losse tools, onnodige handmatige handelingen en inefficiënte processen. Veel MKB bedrijven laten hier ongemerkt veel rendement liggen. Terwijl slimme software juist tijd kan besparen, fouten kan verminderen en processen soepeler kan laten verlopen.
In dit artikel ontdek je 4 praktische tips hoe je méér rendement haalt uit je bestaande software, waar kansen liggen om processen te optimaliseren en hoe maatwerk software daarbij kan helpen.
In dit artikel ontdek je 4 praktische tips hoe je méér rendement haalt uit je bestaande software, waar kansen liggen om processen te optimaliseren en hoe maatwerk software daarbij kan helpen.
1. Waar gaat het mis? Veelvoorkomende valkuilen in MKB-softwaregebruik
In veel MKB-bedrijven groeit de softwareomgeving organisch. Er komt een tool bij voor de boekhouding, dan weer een app voor de planning, en uiteindelijk een losstaande CRM-module. De onderlinge samenhang ontbreekt vaak, waardoor data op meerdere plekken moet worden ingevoerd en beheerd. Dat zorgt niet alleen voor inefficiëntie, maar vergroot ook de kans op fouten en scheefgroei van data.
Daarnaast zien we regelmatig dat medewerkers veel handmatige acties moeten uitvoeren. Informatie uit een e-mail handmatig overnemen in een systeem, of klantgegevens telkens opnieuw invoeren in verschillende tools. Dit kost tijd, leidt tot frustratie en is foutgevoelig.
Daarnaast zien we regelmatig dat medewerkers veel handmatige acties moeten uitvoeren. Informatie uit een e-mail handmatig overnemen in een systeem, of klantgegevens telkens opnieuw invoeren in verschillende tools. Dit kost tijd, leidt tot frustratie en is foutgevoelig.
Herkenbare voorbeelden
- Exports uit Excel die steeds opnieuw gedownload en ingelezen moeten worden
- Informatie die meerdere keren wordt ingevoerd in verschillende systemen
- Verouderde software die traag is of niet (meer) goed aansluit op het werkproces
❗ Praktische tip #1
Breng eerst je huidige processen in kaart voordat je nieuwe software overweegt. Alleen dan weet je wat je echt nodig hebt, en voorkom je dat je bestaande knelpunten simpelweg digitaliseert. Wanneer je deze huidige processen in kaart heb gebracht is het mogelijk om een systeemlandschap te maken. Welke systemen zijn er en welke datastromen moeten plaatsvinden. Zo kom je erachter welke datastromen handmatig plaats moeten vinden of waar nog geen goede synchronisatie plaats vindt.
2. De rol van slimme integraties en API-koppelingen
Een belangrijk onderdeel van efficiënt softwaregebruik is het automatiseren van datastromen. API-koppelingen spelen hierin een sleutelrol. Een API (Application Programming Interface) zorgt ervoor dat systemen veilig en gestructureerd met elkaar kunnen communiceren.
Denk aan een webshop die klantgegevens direct doorstuurt naar de boekhouding of een planningssysteem dat automatisch rekening houdt met de voorraad. Het resultaat? Minder handwerk, minder fouten en sneller inzicht. Onder aan de streep dus meer rendement. Lees hier verder over API koppelingen.
Denk aan een webshop die klantgegevens direct doorstuurt naar de boekhouding of een planningssysteem dat automatisch rekening houdt met de voorraad. Het resultaat? Minder handwerk, minder fouten en sneller inzicht. Onder aan de streep dus meer rendement. Lees hier verder over API koppelingen.
Wat levert het op?
- Medewerkers hoeven gegevens niet meer dubbel in te voeren
- Klanten krijgen sneller een reactie of levering
- Management heeft real-time inzicht in processen
❗ Praktische tip #2
Ga bij de selectie van software altijd na of er standaard API-koppelingen beschikbaar zijn met de tools die je al gebruikt. Zo voorkom je eilandautomatisering en haal je het maximale uit je softwarelandschap.
3. Standaard software versus maatwerk: wanneer kies je wat?
Veel MKB-bedrijven starten met standaardoplossingen. Begrijpelijk, want de instap is laag, het is snel inzetbaar en relatief goedkoop. Maar standaard software is ontwikkeld voor de mass en sluit dus lang niet altijd aan op jouw specifieke processen.
Als je processen nét wat complexer zijn, of je bedrijf groeit en flexibiliteit wordt belangrijker, dan loop je tegen de grenzen van standaard tools aan. Denk aan onhandige omwegen, dubbele registraties of ontbrekende functies.
Een maatwerk web applicatie kan dan uitkomst bieden. Hiermee sluit de software aan op jouw processen in plaats van andersom. Zeker als jouw werkwijze een onderscheidend vermogen is ten opzichte van concurrenten, is dit een investering die zich terugbetaalt.
Als je processen nét wat complexer zijn, of je bedrijf groeit en flexibiliteit wordt belangrijker, dan loop je tegen de grenzen van standaard tools aan. Denk aan onhandige omwegen, dubbele registraties of ontbrekende functies.
Een maatwerk web applicatie kan dan uitkomst bieden. Hiermee sluit de software aan op jouw processen in plaats van andersom. Zeker als jouw werkwijze een onderscheidend vermogen is ten opzichte van concurrenten, is dit een investering die zich terugbetaalt.
❗ Praktische tip #3
Kijk niet alleen naar wat software nu moet kunnen, maar ook naar de wensen op de middellange termijn. Maatwerk kan dan verrassend schaalbaar én kostenefficiënt zijn.
4. Hoe meet je rendement op software?
Rendement op bedrijfssoftware is soms lastig te vangen in één cijfer. Toch zijn er meerdere invalshoeken die inzicht geven in de waarde ervan. Denk hierbij aan:
- Tijdwinst: hoeveel uren besparen medewerkers dankzij automatisering?
- Minder fouten: hoeveel correcties of herstelacties zijn er minder nodig?
- Snellere processen: van aanvraag tot levering of van order tot factuur
- Klant- en medewerkertevredenheid: betere service en betere systemen is een blijere klant of medewerker
Een veelgebruikte methode is het berekenen van ROI (Return on Investment). Hierbij kijk je naar de kosten van de software versus de structurele besparingen of extra opbrengsten die het oplevert.
❗Praktische tip #4
Formuleer vooraf duidelijke doelen. Bijvoorbeeld: “We willen de verwerkingstijd van bestellingen met 30% verkorten.” Alleen met zulke KPI’s kun je straks écht beoordelen of software rendeert.
Praktijkvoorbeelden uit het MKB
Wij werken al jaren voor MKB-bedrijven die op zoek zijn naar meer grip op hun processen en een automatisering op maat. En hoewel elk bedrijf anders is, zien we dat kleine aanpassingen vaak al een groot verschil maken.
Verouderd logistiek plansysteem
Een logistiek bedrijf had te maken met een verouderd plansysteem en handmatige Excel-overzichten. Door een maatwerk planningsmodule te bouwen die realtime data uit verschillende bronnen combineerde, bespaarden ze 20% op operationele uren per week.
Losse systemen in productiebedrijf
Een productiebedrijf had losse systemen voor verkoop en voorraadbeheer. Door een API-koppeling te maken tussen beide systemen, werd het proces gestroomlijnd. Minder fouten, snellere levertijden én betere voorraadniveaus.
Meerdere SaaS-tools zonder overzicht
Een dienstverlener gebruikte meerdere standaard SaaS-tools, maar miste overzicht. We ontwikkelden een maatwerk dashboard waarin alle relevante gegevens samenkwamen. Dit gaf het management realtime inzicht én meer rust in de operatie.
Laat je inspireren door anderen, maar kies altijd voor software die aansluit op jouw unieke situatie. Er is zelden een one-size-fits-all oplossing.
Laat je inspireren door anderen, maar kies altijd voor software die aansluit op jouw unieke situatie. Er is zelden een one-size-fits-all oplossing.
Benut je bedrijfssoftware optimaal
Veel MKB’ers hebben al geïnvesteerd in bedrijfssoftware, maar benutten slechts een deel van de mogelijkheden. Door beter te kijken naar processen, integraties en de rol van maatwerk, kun je flink wat rendement terugwinnen. Zowel in tijd, efficiëntie als werkplezier.
Heb jij hulp nodig bij het inzichtelijk maken van jouw softwarelandschap?
Bij Bergfort helpen we MKB-bedrijven met het optimaliseren van hun digitale processen. Geen standaard verhaal, maar oplossingen op maat. Ontwikkeld door Nederlandse specialisten met verstand van techniek én bedrijfsvoering. Plan gerust een vrijblijvend adviesgesprek in. We denken graag met je mee.