Maatwerk Software vs. SaaS: wat past bij jouw bedrijf?

Inleiding

Als bedrijf kan je voor de keuze staan tussen een SaaS-oplossing of het laten ontwikkelen van maatwerk software. Beide typen software hebben hun voordelen en nadelen, afhankelijk van je specifieke behoeften. In deze blog zijn 10 verschillen te vinden van maatwerk software en SaaS. Dit helpt om de afweging te maken welk type het beste bij jouw uitdaging of bedrijf past.

Allereerst is hieronder te lezen wat SaaS en maatwerk software exact inhouden.

Wat is SaaS precies?

SaaS (Software as a Service) is een methode om software via het internet te gebruiken zonder installatie op je computer. Waar vroeger CD-roms nodig waren, biedt SaaS de mogelijkheid software online te gebruiken. In plaats van de software aan te schaffen, betaal je een abonnement voor gebruik. De software draait op de servers van de aanbieder, en je kunt inloggen vanaf elk apparaat met internetverbinding. De leverancier zorgt voor updates, onderhoud en beveiliging.

Bekende voorbeelden van SaaS zijn Adobe, Dropbox, Office 365, HubSpot en Salesforce. Het voordeel is dat je snel kunt beginnen zonder dure apparatuur aan te schaffen.

Wat verstaan wij onder maatwerk software?

Maatwerk software is speciaal voor jouw bedrijf ontworpen en volledig aangepast aan de behoeften en processen van je organisatie. In tegenstelling tot standaardoplossingen zoals SaaS, wordt maatwerk software van de grond af ontwikkeld. Dit zorgt voor een compleet passend pakket. Hoewel de ontwikkelkosten vaak hoger zijn en de implementatie langer kan duren, heb je invloed op de werking en functies van het pakket. Daarnaast ligt het eigendom anders en hoef je vaak geen periodieke licentiekosten te betalen. Het is in de meeste gevallen makkelijker om bestaande systemen te integreren met maatwek software, dan met SaaS oplossingen.

Wat zijn de verschillen tussen maatwerk software en SaaS?

Kosten
Implementatie tijd
Schaalbaarheid
Mogelijkheid tot aanpassingen
Onderhoud en updates
Eigendom en afhankelijkheid
Beveiliging
Toegankelijkheid
Integratiemogelijkheden
Support

Kosten

Een groot voordeel van een SaaS-product is dat de kosten van tevoren te voorspellen zijn. Je weet dat je een maandelijks abonnement moet afsluiten om gebruik te maken van de software. Deze kosten zijn te voorspellen en hier kan je financieel rekening mee houden. Dit maakt het budgetteren eenvoudig en aantrekkelijk voor bedrijven die geen budget hebben om in een keer te investeren in software. Daarnaast wordt de SaaS-software reeds gebruikt door andere bedrijven, dus de implementatiekosten vallen mee.

Bij maatwerk software is dit anders. De initiële investering in maatwerk software is hoger, omdat je betaald voor de ontwikkeling van de software vanaf de grond. Daarnaast zit er een voortraject aan waarbij gedefinieerd wordt wat de software moet doen en hoe het geïntegreerd moet worden. Echter, maatwerk software is een lange termijnsoplossing waarbij je geen maandelijkse licentiekosten betaald.

Implementatie tijd

SaaS-software is al ontwikkeld en vaak al bij velen klanten geïmplementeerd. Dit maakt de implementatie tijd relatief kort. Vaak kan dergelijke software direct in gebruik genomen worden. Dit is perfect voor organisaties die een acuut probleem op zeer korte termijn op willen lossen.

De implementatietijd bij maatwerk software is doorgaans langer. Allereerst wordt er gestart met de inventarisatiefase waarbij jouw wensen in kaart gebracht worden. Daarna worden de ontwerpen gemaakt voor de software, waarna het wordt gebouwd. Vervolgens dient het getest te worden en dan wordt de software gelanceerd.

Schaalbaarheid

Mogelijkheid tot aanpassingen

SaaS-software is vrijwel niet aan te passen op maat. Vaak kan er een RFC (Request For Change) aangevraagd worden bij de SaaS ontwikkelaar. Dit zal alleen doorgevoerd worden als de ontwikkelaar van mening is dat dit bijdraagt aan de werking, functionaliteiten of gebruiksvriendelijkheid van de software. Vaak gaat hier een lange tijd overheen voordat dit getoetst, ontwikkeld en doorgetest is.

In tegenstelling tot SaaS-software is maatwerk software gemakkelijk aan te passen. Als je een specifieke behoefte hebt of er moet iets veranderd worden in de software dan kan dit. En dit wordt ook veranderd naar precies de werking hoe jij dit wilt. Jij gebruikt immers de software alleen, en deelt deze niet met andere bedrijven.

Onderhoud en updates

SaaS-software wordt automatisch geüpdatet en de ontwikkelaar bedenkt de verbeteringen. Ook de beveiliging wordt geregeld door de ontwikkelaar van de software. Dit alles zonder extra kosten of inspanning. Het nadeel van deze automatische ontwikkelingen is dat een product gewijzigd kan worden zonder dat dit in je voordeel werkt.

Bij maatwerk software ben je zelf verantwoordelijk voor het onderhoud en het bedenken van verbeteringen in de software. Uiteraard kunnen maatwerk software ontwikkelaars meedenken en hierbij helpen. Daarnaast kan je dit ook uitbesteden bij een ontwikkelaar.

Eigendom en afhankelijkheid

Een belangrijk verschil tussen SaaS-software en maatwerksoftware is het eigendom. Bij SaaS-software ben je in feite een huurder; je bezit de software niet. Als je stopt met het betalen van de licentie of het abonnement, verlies je de toegang. Dit leidt tot een grote afhankelijkheid van de leverancier. Bovendien kan het gebeuren dat een leverancier failliet gaat, wat verstrekkende gevolgen voor je bedrijf kan hebben.

Maatwerksoftware daarentegen biedt meer flexibiliteit wat betreft eigendom. Hoewel het niet altijd direct jouw eigendom is, kunnen er afspraken worden gemaakt met de ontwikkelaars om dit wel te realiseren. In veel gevallen is maatwerksoftware van jou; het wordt specifiek voor jouw bedrijf ontwikkeld, en je bent eigenaar van de broncode en de software. Mocht de huidige ontwikkelaar stoppen, dan heb jij nog steeds toegang tot je software. Je kunt bovendien overstappen naar een andere ontwikkelaar en je software meenemen, omdat je eigenaar bent. Het eigenaarschap van maatwerksoftware biedt een groot voordeel als je volledige controle wilt hebben over je bedrijfsdata en de ontwikkeling van je tools.

Beveiliging

Voor de beveiliging van SaaS-software moet je vertrouwen op de beveiliging van de leverancier. Zij zijn verantwoordelijk voor de beveiligingsmaatregelen die ze nemen. Dit kan een voordeel zijn voor bedrijven die er niet naar om willen kijken en vertrouwen op de beveiliging van de software. Echter, heb je geen controle over hoe jouw data opgeslagen en beveiligd wordt. Dit kan een issue vormen bij certificeringen, zoals de ISO 27001 norm.

Wanneer je gebruikt maakt van maatwerk software heb je de beveiliging van de data zelf in de hand. Je kiest zelf hoe de data beveiligd wordt en waar deze opgeslagen wordt. Dit is belangrijk voor bedrijven die strikte eisen rondom beveiliging hebben vanwege gevoelige data of ISO-certificeringen. Als organisatie kies je er zelf voor welke veiligheidsprotocollen er worden geïmplementeerd.

Toegankelijkheid

De meeste SaaS-software is cloud-based. Dit houdt in dat er vanaf elk apparaat toegang is tot het systeem. Waar je ook bent en met welk apparaat je ook toegang probeert te krijgen. Als je internet hebt, dan kan je gebruik maken van de software.

Afhankelijk van de ontwikkeling is maatwerk software alleen lokaal bereikbaar. Als het ontwikkeld is om overal toegang te hebben tot de software, kan dit ook.

Integratiemogelijkheden

De meeste SaaS-software pakketten hebben een aantal API’s beschikbaar waardoor er gekoppeld kan worden met verschillende andere systemen. Echter, zijn de mogelijkheden bij niet bestaande koppelingen vaak beperkt.

De integratie van software is een van de grote voordelen van maatwerk software. Vrijwel alle koppelingen zijn mogelijk en in te richten hoe jij dit wilt. Zo kan de software geïntegreerd worden met de bestaande workflows of systemen. Maak jij gebruik van complexe systemen, ongebruikelijke systemen of specifieke workflows? Dan kan maatwerk software een betere keuze zijn.

Support

Bij de maandelijkse kosten van SaaS-software is vaak een stuk support berekend. Alleen de kwaliteit van de service kan bij standaard SaaS-software erg variëren. Vooral bij de goedkopere pakketten kan de service traag of minder kwalitatief zijn.

De ontwikkelaars van maatwerk software kennen de software door en door. Hierdoor kan je vaak rekenen op persoonlijke en diepgaande hulp bij problemen. Ook kunnen zij bij mogelijke problemen in de software snel schakelen om dit probleem te verhelpen.

Conclusie: Maatwerk software vs. SaaS: wat past bij jouw bedrijf?

Samengevat hangt de keuze tussen maatwerk software en een SaaS-oplossing af van de specifieke behoeften en doelen van jouw bedrijf.

SaaS is ideaal voor bedrijven die op korte termijn een oplossing nodig hebben met voorspelbare kosten en minimale implementatietijd. Het is een goede keuze voor organisaties die standaard functionaliteiten nodig hebben, beperkte aanpassingsmogelijkheden vereisen, en niet willen investeren in onderhoud of updates. SaaS-software biedt daarnaast voordelen zoals gemakkelijke toegankelijkheid en automatisch onderhoud, maar brengt afhankelijkheid van de leverancier met zich mee. Het is vooral geschikt voor bedrijven die geen strikte beveiligingseisen hebben en die flexibiliteit op het gebied van eigendom niet nodig vinden.
Maatwerk software past beter bij bedrijven die specifieke bedrijfsprocessen hebben, maximale controle willen over hun software en bereid zijn om te investeren in een langdurige oplossing. Deze optie biedt meer aanpassingsmogelijkheden, eigendomsrechten en goede integratiemogelijkheden met bestaande systemen. Dit kan essentieel zijn voor organisaties met complexe systemen of workflows. Hoewel de initiële kosten en implementatietijd hoger zijn, biedt maatwerk software op de lange termijn meer flexibiliteit en schaalbaarheid zonder stijgende licentiekosten.

Bedrijven die snel willen schakelen en geen complexe eisen of systemen hebben, kunnen soms beter kiezen voor een SaaS-oplossing. Organisaties met unieke behoeften en lange termijnplannen profiteren meer van maatwerk software.

Combineren van SaaS-software met maatwerk software

Wij kunnen een krachtige combinatie bieden van maatwerk software en SaaS-software, door het beste van beide werelden te integreren in één systeem. Dit betekent dat je de flexibiliteit en aanpasbaarheid van maatwerk software kunt gebruiken om unieke bedrijfsprocessen te ondersteunen, terwijl de SaaS-software je voorziet van kant-en-klare functionaliteiten die snel kunnen worden geïmplementeerd. Met deze hybride aanpak kun je SaaS-oplossingen gebruiken voor standaard bedrijfsfuncties, zoals CRM of boekhouding, en deze aanvullen met maatwerk software om specifieke behoeften te dekken.