Maatwerk software vs. standaard software: ontdek alle voordelen en nadelen.
Wij begrijpen dat het voor jou als ondernemer een lastige keus is: kiezen voor een standaardpakket of kiezen voor maatwerk software. Daarom bieden wij jou een volledig overzicht met alle voordelen en nadelen van maatwerk software.
Wij beginnen met de belangrijkste voordelen en nadelen, zodat je niet verzuipt in de hoeveelheid tekst. Vervolgens zullen we het totaaloverzicht geven van alle voordelen en nadelen. Dit zijn maar liefst 25 voordelen en nadelen. Wil je meer informatie over een bepaald punt? Onder de opsomming van voordelen en nadelen kan je uitgebreide toelichting vinden voor elk punt.
De top 5 voordelen van maatwerk software
In deze blog geven we alle voordelen van maatwerk software. Echter vinden wij er vijf stuks echt uitspringen. Daarom benoemen we deze voordelen van maatwerk software expliciet:
- Specifieke functionaliteit: Zoals ‘op maat’ al zegt sluit de software perfect aan op de unieke bedrijfsprocessen.
- Schaalbaarheid: Groeit jouw bedrijf? Dan kan maatwerk software meegroeien.
- Flexibiliteit: De behoeften en eisen veranderen voortdurend aangezien de markt in ontwikkeling is. Door maatwerk software is het mogelijk om zaken aan te passen.
- Concurrentievoordeel: In de maatwerk software worden specifieke features ontworpen die jou een voorsprong geven op je concurrentie.
- Integratie met bestaande systemen: Maatwerk software wordt zo gebouwd dat dit makkelijk te integreren is met de bestaande software en de IT-infrastructuur.
Top 5 nadelen van maatwerk software
- Hoge initiële kosten: Doordat maatwerk software speciaal voor jou ontwikkeld wordt, is de investering hoger in vergelijking met een standaard softwarepakket.
- Lange ontwikkeltijd: In vergelijking met standaard software, heeft maatwerk software een langere ontwikkeltijd. Dit geldt vooral bij complexe projecten.
- Risico op vertragingen: Bij het bouwen van maatwerk kunnen onvoorziene problemen opduiken die zorgen voor vertraging. Bij standaard softwarepakketten is alles al een keer gebouwd en ben je zekerder dat er geen problemen zullen voorvallen.
- Onderhoudskosten: Het onderhouden van maatwerk kost meer dan het onderhouden van standaard software.
- Kennis van ontwikkelaar: De ontwikkelaar weet hoe hij bepaalde maatwerk software heeft gebouwd. Het kan dus lastig zijn om dit aan te passen wanneer je over wilt stappen.
Overige voordelen van maatwerk software
Hieronder hebben we de rest van de voordelen opgesomd staan.
- Gebruikerservaring op maat: Wij onderzoeken de specifieke behoeften van de eindgebruiker en gebruiken deze basis als input voor maatwerk software.
- Betere beveiliging: Het beveiligen van data wordt steeds belangrijker. Door maatwerk software zorg je voor de beste beveiliging.
- Geen onnodige functionaliteiten: Bij een standaard totaalpakket betaal je ook vaak voor standaard functionaliteiten. Bij maatwerk software is dit niet zo.
- Kostenbesparing op lange termijn: Op de lange termijn heb je geen dure licentie- en onderhoudskosten.
- Ondersteuning en onderhoud op maat: Bij maatwerk software wordt vaak onderhoud of ondersteuning aangeboden door de partij die de maatwerk software bouwt. Op deze manier
- Volledige eigendom mogelijk: De software is in principe voor jou en van jou. Je bent hierbij niet afhankelijk van een extern partij. Het is wel mogelijk dat er nog rechten zoals auteursrecht bij de ontwikkelaars liggen.
- Hogere efficiëntie: Laat de software voor jou werken. Dit zorgt voor hogere efficiëntie en het automatiseert repeterende taken.
- Beter gebruik van data: Door maatwerk software is het mogelijk om alle data inzichtelijk te maken hoe jij dit wilt.
- Geoptimaliseerde workflows: Vervang repeterende taken door geoptimaliseerde workflows. Dit scheelt veel tijd, geld en is minder foutgevoelig.
- Langere levensduur: Bij het bouwen van maatwerk software wordt er al goed gekeken naar de toekomst. Hierdoor is de levensduur van maatwerk software langer.
Overige nadelen van maatwerk software:
- Beperkte kennis binnen het bedrijf: Het is lastig om het onderhoud vanuit een bedrijf uit te voeren. Interne medewerkers hebben mogelijk niet voldoende kennis om de maatwerk software te onderhouden.
- Mogelijkheid tot miscommunicatie: Onduidelijk of niet volledig communiceren van de wensen gebeurt vaak. Dit kan zorgen voor een verschil tussen de verwachtingen en de oplevering van de maatwerk software.
- Minder getest: Maatwerk software is vaak minder uitgebreid getest in verschillende omgevingen vergeleken met standaard software.
- Geen standaard updates: Standaard software krijgt regelmatig nieuwe functies of updates. Bij maatwerk software moet er zelf bepaald worden wat er geüpdatet moet worden of beter moet werken.
- Hogere trainingskosten: Maatwerk software is uniek in zowel de werking als het gebruik. Hierdoor hebben medewerkers vaak meer training of uitleg nodig dan bij standaard software.
Alle voordelen van maatwerk software toegelicht:
1. Specifieke functionaliteit
Zoals ‘op maat’ al zegt sluit de software perfect aan op de unieke bedrijfsprocessen. Samen met de ontwikkelaar bepaal je aan welke eisen de maatwerk software aan moet voldoen. Dit zorgt voor een systeem die nauwkeuring inspeelt op de toekomstvisie en behoeftes van het bedrijf.
2. Schaalbaarheid
Groeit jouw bedrijf? Dan groeit maatwerk software eenvoudig mee. Concreet houdt dit in dat aangepaste functionaliteiten ontwikkeld kunnen worden en gebruikers kunnen snel toegevoegd worden zonder dat de software vervangen hoeft te worden. Een ander voorbeeld kan zijn wanneer er specifieke rechten aan een gebruiker toegekend moeten worden. Dan kan er exact ingesteld worden welk gebruikers profiel toegang moet hebben tot welke delen van de maatwerk software.
3. Flexibiliteit
De markt is continu in ontwikkeling. De uitgangspunten van vandaag kunnen over een paar maanden compleet anders uitzien. Maatwerk software kan gemakkelijk worden aangepast op basis van deze aangepaste uitgangspunten. Dit maakt maatwerk software uitermate geschikt voor bedrijven die in een veranderende sector werken.
4. Concurrentievoordeel
Door middel van maatwerk software laat je unieke features en functies ontwikkelen. Dit zijn unieke elementen die de concurrentie niet heeft en zodoende onderscheidend zijn. Op deze manier zorgt maatwerk software voor een sterkere positie in de markt.
5. Integratie met bestaande systemen
Maatwerk software is uitstekend te integreren met bestaande software. Het is van belang om de complete IT-infrastructuur in kaart te brengen voordat de maatwerk software ontwikkeld wordt. Zo kan van tevoren al een beeld gevormd worden hoe de maatwerk software geïntegreerd moet worden en welke datastromen er aangesloten moeten worden. De maatwerk software wordt geoptimaliseerd om soepel en snel samen te werken met bestaande systemen. Dit zorgt voor een hogere effectiviteit van bedrijfsprocessen.
6. Gebruikerservaring op maat
Voordat maatwerk software gebouwd wordt, is het verstandig om goed na te denken over de interne gebruikers en de eindgebruikers. Wie zijn de mensen binnen het bedrijf die met de maatwerk software moeten werken? Daarnaast is het ook belangrijk om te kijken naar de eindgebruiker. Wie is daadwerkelijk de eindgebruiker van de maatwerk software? Dit is vaak een (potentiële) klant van het bedrijf. Breng de gebruikers en eindgebruikers goed in kaart voordat de maatwerk software ontwikkeld wordt.
Wanneer deze groepen in kaart gebracht zijn, kunnen specifieke behoeftes verwerkt worden in een wensenlijst. Deze worden verwerkt tot een intuïtief systeem voor zowel de gebruiker als de eindgebruiker.
Wanneer deze groepen in kaart gebracht zijn, kunnen specifieke behoeftes verwerkt worden in een wensenlijst. Deze worden verwerkt tot een intuïtief systeem voor zowel de gebruiker als de eindgebruiker.
7. Betere beveiliging
De beveiliging wordt compleet afgestemd op de beveiligingseisen van het bedrijf, wanneer software op maat gemaakt wordt. Voordat de software gebouwd wordt, moet goed besproken worden hoe de data veilig blijft. En welke maatregelen getroffen worden om cyberaanvallen of datalekken te voorkomen. Daarnaast kan maatwerk software ook worden voorzien van extra beveiligingsmaatregelen die niet aanwezig zijn in standaard software.
8. Geen onnodige functionaliteiten
Bij standaard software betaal je voor een totaalpakket. Hier zitten waarschijnlijk veel functionaliteiten in die je nooit gebruikt. Dit is niet alleen zonde van de investering, maar ook van de gebruiksvriendelijkheid. Je wilt immers dat de gebruikers niet afgeleid worden door opties die niet van toepassing zijn. Bij maatwerk software zijn er uitsluitend opties aanwezig die gebruikt worden en gewenst zijn. Zo blijft de focus van de gebruiker op de juiste elementen.
9. Kostenbesparing op lange termijn
Op de langere termijn zijn de kosten van maatwerk software lager dan standaard software. Bij standaard software zit je vast aan licentiekosten. Daarnaast zijn de onderhoudskosten lager van maatwerk software. Wanneer er een update uitgevoerd moet worden, kost dit natuurlijk wel geld. Echter, vinden er minder vaak updates plaats in vergelijking met standaard software. De maatwerk software is namelijk relevanter en daardoor zijn updates simpelweg minder vaak nodig. Doordat de maatwerk software specifiek gebouwd is voor jouw bedrijf, blijft de software ook langer relevant. Dit zorgt voor een langere levensduur van de software en een lagere TCO.
10. Ondersteuning en onderhoud op maat
Mocht er onverhoopt een probleem voorkomen in de software wordt er altijd ondersteuning op maat geboden. De ontwikkelaar van de maatwerk software kent de software door en door. En daardoor is het probleem vaak snel gevonden en opgelost. Ook het onderhoud van de maatwerk software is voor elk bedrijf anders en op maat.
11. Hogere efficiëntie
Door de maatwerk software voor jou te laten werken, elimineer je repeterende taken. Elk bedrijf kent ze wel: herhalende taken die veel tijd kosten van een medewerker. Door deze taken te automatiseren zorg je voor een hogere efficiëntie van het personeel. Naast de tijdbesparing leidt het automatiseren van de taken ook tot een lagere foutgevoeligheid. Waar mensen aan het werk zijn, worden fouten gemaakt. Dit is niet met opzet, maar dit kan gebeuren. Bij het automatiseren van deze herhalende taken ben je niet afhankelijk van de medewerkers, maar doet het systeem dit voor je.
13. Beter gebruik van data
Door maatwerk software zijn specifieke datapunten inzichtelijk. Voordat de maatwerk software ontwikkeld wordt, kies jij welke data je inzichtelijk wilt hebben en hoe je dit inzichtelijk wilt hebben. De mogelijkheden zijn hier eindeloos in. Het is bijvoorbeeld mogelijk om bepaalde data automatisch te laten mailen naar bepaalde gebruikers. Hierbij kan gekozen worden om dit ook tijd specifiek te sturen, bijvoorbeeld elke dag. Dit is slechts een voorbeeld van de eindeloze mogelijkheden.
Maak je reeds gebruik van maatwerk software en is er de behoefte om data inzichtelijk te maken? Dan kan dit aangepast worden in de software.
Maak je reeds gebruik van maatwerk software en is er de behoefte om data inzichtelijk te maken? Dan kan dit aangepast worden in de software.
14. Geoptimaliseerde workflows
Door gebruik te maken van geoptimaliseerde workflows worden complexe systemen geautomatiseerd. Een e-commerce bedrijf zoals EcoShop kan bijvoorbeeld maatwerk software laten ontwikkelen die specifiek gericht is op hun complexe workflows. Dit is inclusief geautomatiseerde voorraadbeheer, orderverwerking en klantbeheer, zonder de beperkingen van standaardpakketten.
15. Langere levensduur
Maatwerk software wordt ontwikkeld met oog op de toekomst. Zonder hele grote ingrijpende updates kan de software lang meegaan. En wanneer het bedrijf veranderd, kan de software mee veranderen zonder dit compleet opnieuw te hoeven opbouwen. Dit maakt maatwerk een duurzame een flexibele vorm van software dan standaard software. De schaalbaarheid van maatwerk software zorgt ook voor een langdurige relevantie van de software.
Alle nadelen van maatwerk software toegelicht:
1. Hoge initiële kosten
Maatwerk software wordt specifiek ontwikkeld om te voldoen aan jouw behoeftes. Hierdoor ligt de investering vaak hoger dan standaardoplossingen. Dit komt doordat de ontwikkelingskosten en de tijdsinvestering hierin nu eenmaal groter zijn. Echter, deze investering wordt terugbetaald in efficiëntere bedrijfsprocessen en werk dat geautomatiseerd wordt. In tegenstelling tot standaard software krijg je precies wat je nodig hebt, zonder onnodige of ontbrekende functies.
2. Lange ontwikkeltijd
In vergelijking met standaard software heeft maatwerk software een langere ontwikkeltijd. Waar standaard software ingeplugd wordt en relatief snel draait, wordt er bij maatwerk software gekeken naar de behoeften. Hier wordt een specifieke oplossing voor ontwikkeld die vanaf de grond opgebouwd wordt. Bij complexe projecten kan dit extra tijd vergen door testen, afstemming en aanpassingen.
3. Risico op vertraging
In het vorige punt is al te lezen dat er extra tijd benodigd is voor testen, afstemming en aanpassingen. Dit is de basis van het risico op vertraging bij maatwerk software. Alle software is nog niet eerder ontwikkeld op de manier hoe jij dit wilt. Hierdoor kan het voorkomen dat er onvoorziene problemen optreden, welke logischerwijs resulteren in vertraging in het project. Standaard software biedt qua planning meer zekerheid, aangezien deze software vaker is getest en de meest voorkomende problemen reeds zijn opgelost.
4. Onderhoudskosten
De onderhoudskosten van maatwerk software liggen doorgaans hoger dan die van standaard software. Jouw software bevat hoogstwaarschijnlijk unieke onderdelen en aanpassingen die ondersteuning en bepaalde updates vereisen. Daarnaast zijn updates en foutoplossingen op maat vaak complexer, omdat er geen algemene oplossing beschikbaar is zoals bij standaardpakketten.
5. Kennis van ontwikkelaar
De ontwikkelaar die de maatwerk software heeft gebouwd, bezit vaak specifieke kennis over hoe de software is ontworpen en geïmplementeerd. Dit kan een uitdaging vormen wanneer je wilt overstappen naar een andere ontwikkelaar of dienstverlener, omdat de nieuwe partij mogelijk niet bekend is met de unieke structuur en code.
6. Beperkte kennis binnen het bedrijf
Het onderhouden van maatwerk software kan lastig zijn voor bedrijven, omdat interne medewerkers vaak niet de vereiste technische kennis hebben om dit zelf te doen. Hierdoor zijn bedrijven meestal afhankelijk van de oorspronkelijke ontwikkelaar of externe experts voor het uitvoeren van onderhoud en ondersteuning.
7. Mogelijkheid tot miscommunicatie
Miscommunicatie is een veelvoorkomend risico bij het ontwikkelen van maatwerk software. Wanneer wensen en eisen niet duidelijk of volledig worden gecommuniceerd, kan dit leiden tot een verschil tussen de verwachtingen van de klant en het eindresultaat. Dit kan resulteren in extra aanpassingen, hogere kosten en langere ontwikkeltijden om de software alsnog aan te laten sluiten op de oorspronkelijke doelen. Om miscommunicatie te voorkomen werken wij volgens de Software Development Lifecycle (SDLC). Lees hier verder over onze werkwijze.
8. Minder getest
Maatwerk software is minder vaak en minder uitgebreid getest dan standaard software. Standaard software heeft vaak vele gebruikers en hierdoor zijn bugs en compatibiliteitsproblemen reeds opgelost. Voor de oplevering van maatwerk software wordt de software ook goed getest. Alleen kan dit nooit op een niveau doorgetest worden als bij standaard software. Waar standaard software door honderden of duizenden bedrijven wordt gebruikt, is de maatwerk software slechts voor jouw bedrijf ontwikkeld.
9. Geen standaard updates
Bij standaard software wordt er anders omgegaan met updates. Er wordt input verzameld uit honderden klanten en hierbij wordt er een update uitgerold waar de meeste klanten baat bij hebben. Hierdoor zijn er regelmatig nieuwe functies beschikbaar. Bij maatwerk software is dit anders: jij bepaalt wat er geüpdatet moet worden of wat niet naar behoren werkt. Dit wordt dan opgelost. Er worden geen updates doorgevoerd waar je niets van weet of met input vanuit andere organisaties.
10. Hogere trainingskosten
Maatwerk software is uniek in zowel de functionaliteit als de gebruikersinterface. Hierdoor hebben medewerkers meer training of begeleiding nodig om de software goed te gebruiken. Standaard software wordt voor de massa gemaakt en beschikt over standaard handleidingen en trainingen.
Conclusie: wanneer kies je voor maatwerk software of standaard software?
Standaard software is een goede keuze wanneer je snel van start wilt gaan met een relatief lagere investering en je bedrijfsprocessen voldoende worden ondersteund door de beschikbare functionaliteiten. Dit type software is geschikt voor bedrijven die met de massa mee willen gaan en niet direct specifieke integraties nodig hebben. Echter, als je je bedrijfsprocessen wilt automatiseren en efficiënter wilt inrichten met oplossingen die perfect aansluiten op jouw unieke behoeften, biedt maatwerk software duidelijke voordelen. Het stelt je in staat om je concurrentievoordeel te vergroten en je bedrijf flexibel en toekomstgericht te laten groeien.